KPI´s, factor decisivo en el éxito empresarial

Una herramienta es tan útil y productiva dependiendo del conocimiento, manejo y entorno de aplicación de la misma. Los indicadores de gestión, los KPI´s, pueden ser una herramienta clave en el éxito o el fracaso de cualquier proyecto, empresa o emprendimiento.

Sin la organización adecuada el primer impulso de cualquier idea pierde un alto grado de eficiencia y eficacia. 

Sin una herramienta de monitoreo y control que permita analizar y tomar decisiones con base en datos cuantitativos los objetivos trazados pueden ser difíciles, costosos o hasta inalcanzables.

APO y KPI´s

Es indispensable aplicar la APO, Administración Por Objetivos, en el desarrollo de cualquier actividad ya sea esta una de las tantas de un plan o proyecto mayor, o simplemente sea una acción aislada o independiente.

Estos objetivos, aparte de ser tipo SMART, deben contar con una herramienta para monitorear y controlar el plan de ejecución, el plan de acción, el plan táctico o plan estratégico definido para alcanzar su cometido.

Un KPI (Key Performance Indicator), un indicador de gestión, precisamente es esa herramienta.

Básicamente, un KPI, es un visualizador dentro de un tablero de gestión que tiene un rango de medición previamente establecido y donde se puede monitorear el avance de una determinada actividad para conocer el estado de ejecución de la misma, permitiendo analizar y tomar decisiones que permitan cumplir con el objetivo final.

¿Todo se debe medir?

El “coco” o temor para muchos equipos de trabajo son los inacabables indicadores de gestión.

Organizaciones donde todo tiene un indicador según lo piden las miles de filosofías de gestión que desde el Oriente y el Norte del Planeta llegan y son vendidas como tablas salvadoras. 

Las mediciones innecesarias e improductivas entorpecen la operación y gestión empresarial, simplemente no se debe medir por medir, toda medición debe tener una clara razón, aportar un verdadero valor agregado específico o general.

Cada proyecto empresarial, y como tal (como proyecto), es único y diferente. 

Por lo tanto los modelos e indicadores de gestión que se apliquen y desarrollen para el mismo son el elemento diferenciador que permitirá desarrollar y alcanzar un grado de competitividad.

En busca de la excelencia, KM, Lean, Toyota, TPM y otras tablas de salvación

La “evolución” de la administración ha derivado en la pululación de modelos de gestión tipo “non plus ultra” que son vendidos y comercializados como garantes del éxito empresarial.

¿Es posible que los modelos de gestión empresariales -con todos sus KPI´s- de grandes y exitosas multinacionales europeas y asiáticas pueden garantizar el éxito de alguna de las micros, pequeñas y medianas empresas de Latinoamérica?

Respuesta ambigua: Sí y No

Sí, porque el concepto del proceso administrativo está presente en cada uno de estos modelos, filosofías o el nombre rimbombante que se les dé.

No, porque los entornos externos e internos son únicos como una huella digital.

Cada organización responde a las necesidades de la demanda del segmento o nicho del mercado de acción.

Por lo tanto es necesario contar con un buen diagnóstico organizacional -y estudio de mercado- que permita seleccionar y aplicar los modelos e indicadores de gestión que mejor se puedan ajustar a los requerimientos, necesidades y estrategias corporativas.

La tabla de salvación

Unos modelos e indicadores de gestión, probados y ampliamente divulgados, no son necesariamente a rajatabla la tabla de salvación para cualquier proyecto, emprendimiento u organización.

Lo que es exitoso para una multinacional no necesariamente lo puede ser para una mipyme.

Por lo anterior es necesario conocer, identificar y tener en cuenta todos los aspectos que un buen DOFA arroja; y ahí sí, aplicar Las 4 A´s para definir e implementar un modelo de gestión con sus respectivos indicadores.

Una tabla de surf es muy útil en una gran masa de agua, difícilmente lo puede ser en otro entorno, en un desierto. Un KPI debidamente estructurado, aplicado, utilizado e interiorizado puede contribuir a la gestión y mejoramiento de cualquier proceso o proyecto.

Los KPI´s deben ser la tabla de salvación, la tabla de surf, que permita navegar, competir y divertirse en las fuertes olas del océano que es el mercado global.

Una mala tabla de surf no cumplirá con la tarea propuesta en el competido océano, y una buena tabla de surf en un desierto será una herramienta costosa y no productiva.

Los indicadores de gestión deben ser herramientas de primera mano para todo equipo de trabajo. 

¿Por qué no es así?

Una de las razones para la animadversión de los equipos de trabajo en la implantación e implementación de los indicadores de gestión es el exceso de los mismos, la confusión en las mediciones y en general la falta de valor agregado.

Un indicador de gestión debe ser claro, cumplir con unas características que realmente le permitan ser de utilidad para la planeación y ejecución de cualquier actividad.

El resultado de un KPI puede ser tan simple como un “Cumple” o “No cumple”; tan sencillo como un ratio, relación o proporción entre número de actividades ejecutadas versus número de actividades programadas.

Finalmente, como conclusión, una gran frase de uno de los gurús del management moderno, Peter Drucker: 

“Lo que no se puede medir no se puede controlar; lo que no se no se puede controlar no se puede gestionar; lo que no se no se puede gestionar no se puede mejorar”

 

Nelson Oswaldo Sandoval Rojas 

Bogotá D.C. 06 de Mayo de 2022

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