El ordenamiento del caos
Es recurrente que en el día a
día, sobre todo a nivel laboral, todo se convierta en una constante crisis, en
un estar “apagando incendios”…Un gran caos del cual parece que es imposible
salir… Siempre se está en el ojo del huracán… ¿Qué o quién puede sortear estas
complicadas situaciones?
Ordenar el desorden, ordenar
el caos, ordenar las acciones, asignar las tareas de un proyecto requiere un
coordinador, un Project Manager; el PM es un facilitador para la correcta
ejecución de unas determinadas actividades que persiguen un objetivo fijado.
¿Qué hace un PM, un Project Manager?
Las principales funciones
apalancadas en el conocimiento y competencia de un Administrador de Proyectos son las siguientes:
- Estructurar un plan para alcanzar una meta, evaluarlo, ajustarlo, modificarlo, ejecutarlo y finalizarlo con la mayor productividad posible
- Comunicar a los integrantes y/o partes interesadas del proyecto, todas las ventajas (y desventajas) del mismo, qué se espera y qué no del mismo
- Realizar la EDT, Estructura Desglosada del Trabajo, especificar cómo se realiza el paso a paso y cómo gestionar eficientemente todos los recursos
- Organizar y optimizar tareas en paralelo y en serie, dependientes e interdependientes
- Ser un agente de cambio, liderando iniciativas dentro del equipo de trabajo
- Definir las acciones bloqueantes, o restricciones, del proyecto
- Diseñar un plan de contingencias para las posibles o potenciales restricciones
- Definir qué y cuándo realizar ajustes para agilizar el proyecto
- Evaluar si se requiere la intervención de más personas y reasignación de recursos en determinadas tareas para cumplir con la calidad y el tiempo definido del proyecto
Importancia del Project Manager
Más que un líder, el PM, es el gestor o coordinador, que
conoce y aplica unas técnicas y herramientas administrativas para garantizar la
eficaz y eficiente ejecución de cualquier proyecto.
Todo equipo de trabajo
requiere un aglutinante y una dirección, el Project Manager es la amalgama perfecta, es el capitán del barco
que conoce a cabalidad la carta de navegación, con todos los pormenores de la
travesía que se está por recorrer, conoce su barco y sus marineros, conoce las
aguas, los vientos y el puerto de llegada.
Y es por esto, que el buen estado mental es fundamental para el gerente de proyectos, es imprescindible contar con la capacidad para manejar la frustración y la ansiedad ante cualquier situación, adversa o benévola.
El Project Manager debe definir el grado de interés por parte de los
involucrados para ejecutar un proyecto y así armar el respectivo plan. De igual forma se
debe plantear ¿Qué tan flexible es la meta? Y ¿Qué tan estricto o detallado es
el plan que se requiere?
Esta es la adecuada Gestión
de Cambios: Hay que tomar acciones por las modificaciones que presente
el plan. Existen riesgos que pueden tumbar todo el plan, todo el proyecto. El PM debe contemplar los riesgos y los
cambios que puede tener el plan en un momento dado, debe ser flexible para
poder sortear los problemas esperados o inesperados
Buena planeación y mala ejecución, o buena ejecución sin planeación
La dicotomía entre el bien y
el mal, entre planear y ejecutar, entre idear y hacer, la proporción adecuada
entre la estrategia y su despliegue. Sin luz no
hay sombra, sin
estrategia no hay estructura y sin estructura no hay estrategia que se
pueda ejecutar.
El mundo del Project Management es muy amplio,
existen muchas metodologías tales como: PMI, Agile, Scrum, Kanban, Prince2, Six
Sigma… modelos de gestión que no se deben idealizar, se deben conocer, aprender
y aplicar como lo dicta el modelo
de las 4 A´s, para que así, cada Project
Manager pueda desarrollar su propio estilo para gerenciar proyectos.
El principio del orden es: "Un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar".
Así mismo: ¡Un PM es el ordenador de cualquier caos empresarial!
@N3LSONSANDOVAL 
n3lsonsandoval.blogspot.com 
+57 310 2946912
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